“Dobrý den, mám skvělý nápad! Kolik to bude stát?”

Workshop jsme vymysleli spolu s kolegy v Quantum Soft jako reakci na stále se opakující problém, kdy klient za námi přichází s nějakým projektem a v zásadě nemá smysluplnější zadání. Má představu o tom, co by jeho nápad měl umět, čím by měl být prospěšný a možná trochu jak by měl fungovat. Bohužel už vůbec netuší, co vše je potřeba k tomu, aby nápad vůbec fungoval, co vše potřebuje vývojář vědět, a tedy co vše musí klient, jakožto zadavatel, vymyslet. Nad jakými aspekty projektu by se měl zamýšlet, jaké všechny eventuality zvážit, případně zda neexistuje nějaké jiné řešení. 

Když jsme workshop připravovali, zamýšleli jsme se nad nejrůznějšími variantami řešení. Školení by nedávalo smysl, protože “by jej nikdo nepotřeboval” a praktické využití teoretických znalostí napoprvé bývá více než diskutabilní. Se sepsáním článku, případně seriálu článků, by to dopadlo podobně. Proto jsme vymysleli koncept individuálního workshopu, určený pro zadavatele, případně celý jeho tým. 

To nejdůležitější z přípravy projektu ve 2 dnech

Nacpat všechno důležité do jednoho dne nám přišlo nereálné z mnoha důvodů. Mimo jiné se chceme před začátkem workshopu důkladně připravit a poté v jeho průběhu zapojíme do práce i další odborníky.

Rozhodli jsme se proto workshop rozdělit do 2 dnů, přesněji do dvou půldnů. Celý workshop proběhne ve 2 týdnech a v každém z nich je určeno zhruba 6 hodin na společné vymýšlení. V průběhu let jsme si ověřili, že pokud se zadavatel přímo účastní vypracování zadání projektu, je šance na úspěšné dokončení násobně větší. V tomto případě si myslím, že úspěšné dokončení neznamená předání projektu, ale to, že projekt dlouhodobě plní stanovený cíl.

Ve zkratce proberu, co všechno zadavatel  během workshopu dostane. Je toho skutečně hodně a většina uvedeného stejně při realizaci projektu vznikne, nebo by alespoň vzniknout měla.

První den workshopu - co to všechno bude umět

Na první den workshopu jsme pečlivě připraveni. Prostudovali jsme si klientův byznys case a měli jsme tak dopředu prostor se s problematikou důkladně seznámit. 

Ve skutečnosti máme za sebou i interní poradu. Samotný workshop začíná tím, že nám zadavatel představí svůj projekt a my jemu následně prezentujeme alternativní způsoby řešení.  Předpokládejme, že každý vznikající projekt má řešit nějaký problém, uspokojovat potřebu. My se zamýšlíme nad možnostmi, jak problém vyřešit jinak, abychom následně mohli varianty porovnat a vybrat tu nejlepší. A skutečně se stává, že najdeme jednodušší, nebo levnější řešení. 

Je-li tou nejlepší alternativou řešení problému právě zadavatelův projekt, pokračujeme dál. Zamýšlíme se nad trhem, uživateli, zákazníky, konkurencí a dalšími aspekty. Z tohoto zamyšlení vznikají konkrétní procesy, kterými samotný projekt musí disponovat, aby dokázal řešit problém či uspokojovat potřebu. Obvykle se jedná o nějaký popis chování uživatele, který produkt, vzniklý z projektu, využívá. Společně s popisy procesů vznikají také uživatelské persony, tedy modely uživatelů - zákazníků, kteří budou produkt využívat. To vše dohromady nám dá mnohem lepší představu o tom, jak by měl projekt fungovat, jak by se měl chovat a jak komunikovat s okolím. 

Informační architektura, tedy podrobný popis jednotlivých obrazovek a událostí produktu, je dalším logickým krokem, který na workshopu následuje. Přes procesní diagramy projdeme se zadavatelem veškeré možné varianty a řekneme si o všech obrazovkách - stránkách, událostech a stavech, které mohou nastat. V závěru první části workshopu se zamýšlíme nad organizační strukturou: kdo všechno bude součástí projektu, jaké jsou povinnosti, jaké jsou role a jaké pravomoci jednotlivé role v projektu mají.

Po skončení prvního dne přichází na řadu práce, kterou musí udělat odborník a nemá cenu ji házet na zadavatele, nebo jej to učit. Dopracuje se informační architektura a na jejím základě se pomocí WBS (Work Breakdown Structure) projekt rozkládá na jednotlivé činnosti, k nimž lze následně přiřadit časovou náročnost a odpovědnosti. Zároveň pro zadavatele připravíme formuláře a tabulky, které budou následně potřeba pro přípravu rozpočtu a návratnosti investic. 

Druhý den workshopu - kolik to bude stát

Na začátku druhého dne workshopu si projdeme se zadavatelem vytvořený rozpad činností, dokončíme informační architekturu.  Ujasníme si, že vše je tak jak má být a správně jsme si porozuměli. Zároveň jednotlivé činnosti okomentujeme, aby zadavatel přesně věděl co a jak je potřeba udělat, aby jeho projekt mohl fungovat. 

Další v pořadí, a nejdůležitější z celého dne, jsou rozpočet a návratnost investic. V části rozpočtu pracujeme s průměrnými cenami, které přiřadíme jednotlivým úkolům a jejich časovým náročnostem, přičemž dostaneme celkové časy a náklady na vytvoření projektu. Délka vývoje projektu závisí na počtu vývojářů, což v této chvíli nevíme a tím pádem můžeme dobu realizace pouze odhadovat.. Pro výpočet návratnosti investic máme několik mechanismů, které vychází ze znalosti podobných projektů, případně obecných zákonitostí konkrétního trhu a cílové skupiny. Ve fázi workshopu se samozřejmě jedná o odhad návratnosti investic s několika klíčovými faktory, jejichž znalost významně zvyšuje přesnost odhadu. 

Předposledním bodem workshopu je zamyšlení se nad marketingem celého projektu. Zadavatel od nás dostane koncept marketingové strategie a náměty na dlouhodobý marketingový plán. Obojí je současně zaneseno do zadávací dokumentace formou marketingového rozpočtu a je propojeno s plánem návratnosti investic celého projektu.

Poslední a neméně důležitou součástí workshopu je výhled do budoucna. Vytvoření a spuštění projektu by nemělo být zadavatelovým cílem, ale pouze startovním výstřelem. Teprve správné řízení projektu v průběhu dalších měsíců a let ukáže, jestli celé snažení mělo smysl, projekt byl dobrý a zadavatel kompetentní. Tato poslední část už je spíše v rovině povídání,  předávání doporučení a zkušeností. Nicméně v případě zájmu je možné workshop doplnit o další blok, který se týká právě modelace provozu a rozvoje projektu v průběhu let. 

Loučení

Po workshopu od nás zadavatel odchází s řádně nafouknutou hlavou, ale především s náručí plnou informací, dat a materiálů. To vše dohromady tvoří plnohodnotnou zadávací dokumentaci, kterou je v případě zájmu možné doplnit o další materiály, např. potřebné pro získání dotací nebo investora. Nicméně tak jak jsou standardně dodávány, jsou dostatečným podkladem pro vytvoření výběrového řízení a volbu vhodného realizátora projektu.

Několikrát jsem v průběhu textu zmínil, že lze přidávat různá rozšíření, či doplňující informace a materiály (podklady pro investory, rozšíření zadání dle metodiky PRINCE 2, údaje potřebné pro granty a dotace, atd.). Ačkoliv je základní struktura celkem pevně dána, vždy dokážeme průběh uzpůsobit potřebám konkrétního zadavatele a na základě domluvy i doplnit o další bloky či odborníky navíc.

A pokud zrovna vy máte nápad na nějaký ten projekt, a úplně nevíte jak začít, mám tu pro vás odkaz na dotazník, který jsme vytvořili, a který vám pomůže pro začátek s byznys case vašeho projektu. Jak jej odešlete, můžeme se domluvit na nezávazné schůzce a o vašem projektu si povykládat. Takže směle do toho - odkaz je zde: https://forms.gle/WtVHy32Atc6xti667